Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens en is opgesteld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een wettelijke verplichting. We willen benadrukken dat de gegevens die je eventueel met ons deelt in alle zorgvuldigheid behandeld zullen worden.

Gebruiker van deze privacyverklaring en verantwoordelijke voor verwerking van gegevens is The Conscious Collective, op naam van Anne Smit en Ida Pankras.

Gegevens bewaren 
Jouw contactgegevens (zoals naam, adres, e-mail, telefoonnummer) gebruiken we om contact met jou te onderhouden over het hulpverleningstraject of de workshops die je bij ons volgt. Wij als coach of trainer en jij als cliënt, cursist, opdrachtgever of klant. 

Nadat je akkoord gaat met samenwerking vragen we om jouw contactgegevens. Dit gaat veelal via ons contactformulier van de website of rechtstreeks via ons e-mailadres. Deze wordt opgeslagen in onze computer. Als bij oriëntatie blijkt dat je geen verdere voortzetting van samenwerking wilt, kunnen desgewenst jouw gegevens uit ons systeem verwijderd worden. 

Verwerken persoonsgegevens 
Als je akkoord gaat met onze samenwerking (betreffende coaching, workshops, trainingen, of welke dienst dan ook van The Conscious Collective), vragen we jou om uitgebreidere gegevens. Bijvoorbeeld via het e-mailcontact voordat de eerste sessie plaatsvindt of tijdens een gesprek. 

Indien de betaling verloopt via jouw werkgever zullen we ook deze gegevens noteren.
Wat wij tijdens sessies bespreken zal tussen ons blijven. We vragen alleen naar zaken die van belang zijn voor onze samenwerking. En mocht het nodig of zinvol zijn dat we informatie over of van jou doorgeven, dan is dat uiteraard alleen met jouw toestemming. 

Derden met wie gegevens gedeeld worden 
Behalve The Conscious Collective onder naam van Ida Pankras en Anne Smit, heeft alleen onze boekhouder/belastingadviseur toegang, maar dan alleen tot jouw persoonlijke gegevens betreffende de betaling van ons afgenomen aanbod. 

We verstrekken je persoonsgegevens aan derden indien dit nodig is voor een goede en efficiënte hulpverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of op basis van jouw toestemming. Dit vindt alleen plaats in opdracht van en namens The Conscious Collective onder de voorwaarde dat de derde partij deze persoonsgegevens niet voor andere doelen gebruikt. Aan de basis van deze uitwisseling van persoonsgegevens liggen wettelijke bepalingen, (verwerkings-)overeenkomsten en/of geheimhoudingsplichten, om je gegevens zo goed mogelijk te beschermen. 

Mogelijk ontvangen we jouw persoonsgegevens van een andere zorgverlener, bijvoorbeeld in verband met een doorverwijzing, second opinion e.d. We gaan ervan uit dat je hier bij de andere zorgverlener toestemming voor gegeven hebt. We registreren deze persoonsgegevens, en dan nodigen we je uit voor een afspraak. Mocht in contact blijken dat je geen toestemming hebt gegeven voor overdracht van jouw persoonsgegevens en je geen zorg of diensten van The Conscious Collective afneemt, zullen we de registratie van je persoonsgegevens ongedaan maken. 

Je gegevens worden niet doorverkocht of met derden gedeeld. Met wie delen we wel onder voorwaarden van toestemming en overeenkomst van verwerken: 

• Met onze boekhouder/belastingadviseur delen we gegevens voor onze financiële administratie en de jaarrekening. We delen facturen, betalingsoverzichten en bankgegevens met hen. Dit betreft je naam, je bankrekeningnummer en mogelijk de adresgegevens zoals vermeld op de facturen. 

• Onze host voor mail en de website is Squarespace. We delen je gegevens niet actief met hen maar ze hebben in principe toegang tot onze mail en de website. 

• Voor workshops en trainingen die we eventueel met iemand anders geven, delen we je (inschrijf)gegevens met die betreffende persoon. 

• Voor alle samenwerkingen met hulpverleners (therapeuten, artsen en specialisten) geldt dat we volgens onze beroepscode alleen informatie uitwisselen met toestemming. 

Beveiliging 
Bij wet wordt van ons verlangd dat we jouw gegevens beschermen. Alles wat via e-mail of op telefonische wijze wordt besproken, blijft daar en wordt beschermd door de privacy overeenkomsten waar we mee akkoord zijn gegaan als gebruikers van die diensten. E-mail en sms zit in onze apparaten. Ida Pankras en Anne Smit zijn de enige die toegang hebben tot onze telefoon en computer. Deze zijn beveiligd met een code.
Facturen worden vanuit het boekhoudprogramma E-boekhouden per e-mail verzonden.
Onze website www.theconsciouscollective.nl is niet bedoeld voor rechtstreekse interactie. We slaan daar geen gegevens op van jou. Je kunt je via onze website wel inschrijven voor onze nieuwsbrief en het contactformulier invullen om een vraag te stellen, een afspraak te maken of iets anders met ons te delen. We zijn bij een betrouwbare server en vertrouwen op de bescherming van de verbindingen via Squarespace. De website is goed beveiligd via het SSL-certificaat. De contactgegevens voor de nieuwsbrief worden beveiligd bewaard via MailChimp. 

Datalek 
Mocht er een datalek plaatsvinden door zogenoemde hacking, apparaat verlies of een ander dan wij zelf, onbedoeld toegang tot de bestanden met persoonsgegevens heeft gehad, dan zullen we dit zo spoedig mogelijk, zo mogelijk binnen 72 uur, melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer er geen risico’s voor (natuurlijke) personen uit voortkomen zullen we hier niet toe besluiten. We zullen het datalek dan echter wel intern vastleggen en documenteren waarbij we de datalek, de gevolgen en de genomen maatregelen beschrijven. 

Niet digitale gegevens 
Over het algemeen noteren we niets over sessies of wat wij besproken hebben. Je mag er gerust op zijn dat we niets van jouw persoonlijke gegevens delen met anderen zonder jouw toestemming, behalve in intervisie overleg tussen Anne Smit en Ida Pankras. Tenzij daar een administratieve of wettelijke verplichting voor geldt, of er een gerechtelijk bevel voor is. 

Termijnen  
We houden ons aan de wettelijke en fiscale verplichtingen zoals de plicht aan de Belastingdienst van het zeven jaar bewaren van facturen. Deze zijn opgeslagen in onze computer. Maar verder zullen we gegevens van jou niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Jouw rechten 
We respecteren jouw privacy vanuit onze beroepsethiek. Je hebt het recht om jouw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt ons hier altijd naar vragen.
Mochten er vragen, onduidelijkheden of zelfs klachten zijn over onze hulp, neem direct en rechtstreeks contact met ons op.
We hebben het vertrouwen dat we er samen in goed overleg uit kunnen komen.

Deze privacyverklaring is opgesteld op 29 september 2025. 

The Conscious Collective, Ida Pankras en Anne Smit
www.theconsciouscollective.nl